Punto de venta y preautorización para bares, cafeterías y cervecerías

Hace solo unos años, administrar un bar, una cafetería, una cervecería o cualquier negocio en el sector hostelero, aunque no era fácil, era más simple.

• ¿Qué es un sistema POS (TPV o punto de venta)?
• Las ventajas de un sistema POS-TPV Punto de venta
• ¿Qué es y cómo ayuda la preautorización a tu negocio?

Ahora hay regulaciones en constante cambio dentro de la industria de alimentos y bebidas y estos factores hacen que sea un poco más difícil determinar dónde gastas y dónde ahorras para tu pequeño negocio.

Deloitte, una de las empresas de servicios profesionales más grande del mundo y una de las cuatro grandes auditoras, junto a PwC, Ernst & Young y KPMG, en un estudio de clientes de restaurantes llamado “El restaurante del futuro”, afirma que “los restaurantes ganadores serán los que inviertan sabiamente en digital, operaciones, marketing y tecnología”.

Ahora bien, esto puede sonar como un escenario creado por los expertos que en realidad nunca han estado detrás de una barra. Sin embargo, considerando las implicaciones del estudio, se propone un plan procesable del mundo real. Específicamente, la herramienta llamada sistema POS (TPV o punto de venta), diseñada específicamente para negocios del sector hostelero.

¿Qué es un sistema POS (TPV o punto de venta)?

Las siglas POS y TPV significan exactamente lo mismo. POS hace referencia al término en inglés (Point of Sale), que significa punto de venta, y TPV se refiere al dispositivo, terminal o sistema punto de venta. Se trata por tanto de dos formas de nombrar a un mismo conjunto de tecnologías, formadas por un hardware y un software.

Un sistema POS (Point of Sale) es un programa informático cuyo objetivo es gestionar diferentes aspectos relacionados con el proceso de venta. Por definición, los sistemas POS son simplemente el lugar o sistema donde tus clientes pagan sus consumiciones, y de forma básica, se gestiona el pago, la impresión de un ticket o factura, la lectura del código de barras y la identificación de los productos.

Entonces, un punto de venta es todo el conjunto o sistema de hardware, desde el lector de código fuente hasta la impresora de tickets, el ordenador con pantalla táctil, el dispositivo de cobro con tarjeta bancaria y, por supuesto, el software terminal punto de venta.

El sistema POS de hoy ha evolucionado bastante y puede hacer mucho más. Por ejemplo, los propietarios de bares y establecimientos ahora también pueden controlar el inventario con informes generados automáticamente desde estas herramientas.

Las ventajas de un sistema POS-TPV Punto de venta

No importa si tienes un bar, un pubs, un elegante restaurante, una cafetería o una cervecería: los detalles pueden variar, pero cada negocio de hostelería tiene algunas necesidades en común. Estos incluyen mantener contentos a los clientes y retenerlos o fidelizarlos, tiempos de respuesta más rápidos para los pedidos de consumiciones y evitar una alta rotación de personal.

Los sistemas POS diseñados para el sector de la hostelería abordan todas estas necesidades.

Cobrar pagos en cualquier lugar: servicio de mesa y establecimiento

¿Cuántas veces quieren tus clientes dividir una cuenta? Las personas no llevan tanto dinero en efectivo como antes y esperan que sus negocios puedan respaldar un pago dividido. Los sistemas POS de barra generalmente están diseñados para admitir cuentas divididas. Debido a que muchos sistemas están conectados a tu red, tu personal puede cobrar pagos desde cualquier lugar del establecimiento.

Algunos sistemas POS, permiten que el camarero cobre el pago en el mostrador, en mesas privadas y otras áreas del establecimiento. Sincronizar con tus tabletas es todo lo que tienes que hacer para que esto funcione en tu negocio.

Personalización: productos personalizados, facturas personalizadas

Algunos secretos de productos que solo tiene tu local o la demanda cada vez mayor de bebidas reducidas en azúcar son opciones que tus clientes esperan. La lista de tus productos en un sistema típico de punto de venta no incluye combinaciones específicas. La personalización es importante para las personas y si se lo pones fácil a tu personal y al cliente, seguirán regresando a tu negocio.

Gestión de inventario: Nunca te quedes sin productos

No puedes permitirte el lujo de quedarte sin materia prima y pagar costos adicionales, como una compra de inventario de emergencia o precios elevados de entregas rápidas.

El inventario en tiempo real es una característica común de los puntos de venta, garantiza que nunca te quedes sin existencias. Opciones como financiamiento alternativo para restaurantes y bares pueden ayudarte cuando te estés quedando sin inventario. Es tu responsabilidad asegurarte de no pagar nunca más de lo previsto.

Preautorización: procesos simples

Los pagos hechos de la manera tradicional son un desastre logístico; el personal tiene que imprimir cuentas, ponerlas en folios y administrar las tarjetas y puede haber tarjetas fraudulentas o robadas, límites de crédito y la situación tan frustrante cuando las tarjetas se intercambian por error.

Los sistemas POS permiten la preautorización, lo que significa que puedes deslizar la tarjeta de un cliente, guardarla de forma segura y verificar su autenticidad y el crédito disponible. Estos sistemas hacen que el proceso de pago sea eficiente y rápido.

¿Qué es y cómo ayuda la preautorización a tu negocio?

Existe una diferencia entre aceptar un pago con tarjeta y reservar un importe en la tarjeta de un cliente. Esto último se denomina retención de autorización, autorización previa o, más comúnmente, preautorización.
Una preautorización puede procesarse de manera electrónica a través de un datáfono (en persona), o mediante la introducción manual de los datos en una página web o un terminal virtual. Algunas configuraciones también permiten que el cliente procese su propia retención de autorización en una página de pagos online.

La autorización previa tiene el potencial de agilizar las operaciones y mejorar la experiencia de los clientes en un establecimiento. Aquí hay cinco formas en que la autenticación previa es importante para tu negocio:

• 1) Preauth limita el fraude de tarjetas falsas o robadas

Además de la búsqueda de identificaciones falsas, los bares y establecimientos hosteleros también deben estar atentos a las tarjetas de crédito falsas o robadas. Las consecuencias de que un cliente acumule una factura en una tarjeta de crédito robada o fraudulenta pueden ser un gran golpe financiero para tu negocio.

Cuando se trata de fraude con tarjetas de crédito, existen importantes protecciones para el consumidor. Si alguien es víctima de un fraude, puede estar seguro de que su banco emisor no retirará fondos de su cuenta. Los comerciantes, sin embargo, no siempre disfrutan de estas mismas protecciones. Esto significa que el restaurante en el que se utilizó la tarjeta puede sufrir pérdidas significativas.

Con la preautorización habilitada, al pasar la tarjeta se comprueba automáticamente que la tarjeta es válida, está vinculada a una cuenta bancaria y no es falsa, ni se reporta como extraviada o robada al emisor.

• 2) Previene los fondos insuficientes

Con la autorización previa, Preauth verifica la tarjeta en busca de una cantidad preestablecida de fondos, generalmente el costo promedio de una bebida en tu bar, lo que limita la posibilidad de que alguien con una tarjeta real, pero sin fondos, acumule una gran cuenta a expensas del local.

• 3) La autenticación previa aumenta la velocidad del flujo de trabajo

El trabajo de un camarero no es fácil. Los clientes suelen ser exigentes y quieren que las bebidas y el servicio sea perfectamente elaborado y se entreguen en el momento oportuno. Es fundamental que la tecnología de puntos de venta habilite, no obstaculice, el trabajo del personal.

La autorización previa ayuda a los camareros a moverse más rápido. Se puede preautorizar una tarjeta de crédito con un solo deslizamiento y sin toques de pantalla adicionales. Esto también guarda la tarjeta como la ficha de la barra del cliente, lo que reduce los tiempos de cierre, ya que el personal no tiene que buscar entre una pila de tarjetas cuando la barra está ocupada.

• 4) Mantiene todo organizado

Con un solo deslizamiento preautorizado, el camarero puede guardar la tarjeta del cliente como una pestaña abierta y devolverle la tarjeta al cliente. Cada vez que el titular de la tarjeta pide otra ronda, el cantinero puede agregar las bebidas a la tarjeta de crédito guardada en el archivo y no necesitará la devolución de la tarjeta física para cerrar la cuenta.

• 5) La preautorización mantiene la competitividad de tu establecimiento

De la misma manera que los modernos sistemas POS de los restaurantes han desplazado a la caja registradora tradicional como el sistema operativo estándar de la industria, los bares que ofrecen preautorización seguirán eclipsando a los establecimientos que cumplen con los métodos de procesamiento de pagos más tradicionales. Dado que la preautorización hace que los establecimientos se muevan de manera más eficiente, los clientes no tendrán que sentarse y esperar por su pedido, tarjeta o recibo.

No se debe pasar por alto cualquier característica que ayude a los consumidores a tener más control sobre su experiencia y, al mismo tiempo, hacer que los bares y restaurantes sean más eficientes, y la autorización previa marca ambas casillas.

Si bien la autorización previa es relativamente nueva en el panorama de bares y restaurantes, es un sistema seguro y conveniente tanto para negocios de hostelería como para consumidores y le permite a tu empresa hacer lo que mejor sabe hacer: brindar un excelente servicio al cliente y generar visitas repetidas.

Operar un bar o establecimiento hostelero puede parecer más complicado de lo que solía ser antes, pero un sistema de punto de venta competente, puede ahorrarte dinero a largo plazo. Mediante el uso de esta tecnología, garantizas una buena reputación, un servicio eficaz, empleados menos estresados y proteges tu flujo de efectivo.